JAKARTA – Direktorat Jenderal Pajak (DJP) mengatur tata kelola dokumen elektronik yang dipinjam dari wajib pajak dalam kegiatan pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, maupun penyelesaian keberatan.
Ketentuan tersebut dituangkan melalui Surat Edaran Direktur Jenderal Pajak Nomor SE-10/PJ/2026 yang mengatur secara terperinci pengelolaan dokumen sejak dipinjam dari wajib pajak sampai akhirnya dikembalikan.
Pengaturan tersebut ditujukan agar dokumen elektronik yang berada dalam penguasaan petugas tetap terjaga keutuhan, kerahasiaan, keaslian, dan ketersediaannya selama digunakan untuk kepentingan perpajakan.
“Pengelolaan dokumen elektronik adalah kegiatan penyimpanan dokumen elektronik untuk menjaga keutuhan, kerahasiaan, keaslian, dan ketersediaan Dokumen Elektronik dalam kegiatan pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, atau penyelesaian keberatan,” bunyi penjelasan angka 4 SE-10/PJ/2026, dikutip pada Minggu (13/9/2026).
Dokumen Elektronik Bisa Berupa Data hingga Gambar
SE-10/PJ/2026 turut memberikan definisi mengenai dokumen elektronik yang dapat dipinjam dalam proses perpajakan.
Dokumen elektronik didefinisikan sebagai setiap data dan/atau informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, maupun bentuk sejenis lainnya.
Dokumen tersebut dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik.
Cakupannya termasuk, tetapi tidak terbatas pada, tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto atau bentuk sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol, maupun perforasi yang memiliki makna atau dapat dipahami oleh pihak yang mampu memahaminya.
Dipinjam untuk Pemeriksaan hingga Penyelesaian Keberatan
Dokumen elektronik yang dimaksud dalam surat edaran tersebut merupakan dokumen yang dipinjam oleh DJP untuk kepentingan kegiatan perpajakan tertentu.
Kegiatan tersebut mencakup pemeriksaan pajak, pemeriksaan bukti permulaan, serta penyelesaian keberatan yang diajukan wajib pajak.
Selama dokumen berada dalam penguasaan petugas, terdapat tanggung jawab pengelolaan yang harus dilaksanakan sampai dokumen tersebut dikembalikan kepada pemiliknya.
SE-10/PJ/2026 kemudian merinci lima ketentuan teknis yang harus diperhatikan dalam pengelolaan dokumen elektronik milik wajib pajak.
Petugas Bertanggung Jawab Sejak Dokumen Dipinjam
Ketentuan pertama menegaskan pihak yang melakukan pemeriksaan atau penelitian bertanggung jawab atas dokumen elektronik sejak dokumen tersebut dipinjam dari wajib pajak.
Tanggung jawab tersebut berada pada pemeriksa pajak, pemeriksa bukti permulaan, maupun tim peneliti sesuai dengan kegiatan perpajakan yang sedang dilakukan.
Tanggung jawab berlangsung sampai dokumen elektronik tersebut dikembalikan kepada wajib pajak.
Ketentuan tersebut membuat penguasaan atas dokumen tidak berhenti pada proses peminjaman, tetapi mencakup keseluruhan periode ketika dokumen berada dalam pengelolaan DJP.
Dokumen untuk Forensik Digital Tidak Termasuk
Ketentuan kedua memberikan batasan terhadap ruang lingkup pengelolaan dokumen elektronik dalam SE-10/PJ/2026.
Pengaturan tersebut tidak mencakup dokumen elektronik yang dimintakan bantuan untuk kegiatan forensik digital.
Dokumen yang digunakan dalam kegiatan forensik digital mengikuti ketentuan tersendiri yang secara khusus mengatur pelaksanaan kegiatan tersebut.
Dengan demikian, mekanisme pengelolaan dalam SE-10/PJ/2026 diterapkan terhadap dokumen elektronik yang dipinjam dalam pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, dan penyelesaian keberatan, sepanjang tidak masuk dalam mekanisme bantuan forensik digital.
Pergantian Pemeriksa Tidak Menghilangkan Tanggung Jawab
Ketentuan ketiga mengatur situasi apabila terjadi pergantian petugas selama proses pemeriksaan atau penyelesaian kegiatan perpajakan masih berlangsung.
Apabila pemeriksa pajak, pemeriksa bukti permulaan, maupun anggota tim peneliti diganti, tanggung jawab atas dokumen elektronik beralih kepada petugas yang menggantikan.
Dengan mekanisme tersebut, dokumen yang telah dipinjam tetap berada dalam pengelolaan petugas yang sedang menjalankan tugas meskipun terjadi perubahan personel.
Ketentuan ini juga memastikan terdapat pihak yang tetap bertanggung jawab terhadap dokumen hingga proses yang terkait selesai dilakukan.
Dokumen Harus Segera Dikembalikan Setelah Proses Selesai
Ketentuan keempat mengatur waktu pengembalian dokumen elektronik milik wajib pajak.
Pemeriksa pajak, pemeriksa bukti permulaan, maupun tim peneliti wajib segera mengembalikan dokumen setelah kegiatan yang menjadi dasar peminjamannya selesai.
Kewajiban tersebut berlaku setelah pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, atau proses penyelesaian keberatan telah berakhir.
Artinya, dokumen elektronik tidak dapat terus berada dalam penguasaan petugas setelah kebutuhan atas dokumen dalam proses tersebut selesai.
Flashdisk hingga Hardisk Juga Wajib Dikembalikan
Ketentuan kelima secara khusus mengatur dokumen elektronik yang tersimpan pada perangkat milik wajib pajak.
Perangkat tersebut antara lain dapat berupa CD ROM, flashdisk, hardisk, maupun perangkat elektronik lainnya yang digunakan untuk menyimpan dokumen.
Apabila perangkat tersebut ikut dipinjam oleh DJP, pengembalian tidak hanya dilakukan terhadap data atau dokumen yang tersimpan di dalamnya.
Perangkat elektronik milik wajib pajak beserta seluruh dokumen di dalamnya harus segera dikembalikan setelah kegiatan pemeriksaan, pemeriksaan bukti permulaan, atau penyelesaian keberatan selesai.
Pengelolaan Ditujukan Menjaga Keutuhan dan Kerahasiaan
Pengaturan tersebut pada akhirnya menempatkan keamanan serta integritas dokumen sebagai bagian penting dalam proses perpajakan.
Selama dokumen elektronik berada dalam penguasaan petugas, pengelolaannya harus dilakukan dengan tetap menjaga keutuhan, kerahasiaan, keaslian, serta ketersediaan dokumen.
Ketentuan tanggung jawab petugas, mekanisme ketika terjadi pergantian pemeriksa, dan kewajiban pengembalian menjadi bagian dari tata kelola dokumen yang dipinjam dari wajib pajak.
Melalui SE-10/PJ/2026, DJP memberikan pedoman lebih terperinci mengenai bagaimana dokumen elektronik wajib pajak harus dikelola sejak pertama kali dipinjam hingga kembali kepada wajib pajak.